c. Envío de correos masivos

Envío de boletines DCI, correos masivos administrativos y correo publicitario controlado a cuentas de correo externas a la PUCP.

Requisitos legales

La unidad solicitante se compromete a cumplir las disposiciones legales referidas al envío de publicidad no solicitada (SPAM).

A partir del 6 de setiembre del 2018, se debe contar con el consentimiento previo y expreso de las personas a las que se pretenda remitir información o publicidad sobre los servicios que brinda la Universidad.

Considerando ello, será responsabilidad de las distintas unidades de la Universidad que promocionen la prestación de servicios (facultades, departamentos académicos, direcciones, unidades administrativas, unidades de negocios, centros, institutos y otros), obtener el consentimiento previo, informado, expreso e inequívoco de los potenciales consumidores.

Para la obtención del consentimiento previo, las distintas unidades de la Universidad podrán utilizar el envío de un correo electrónico, mensaje de texto, llamada telefónica, formulario contractual (físico o virtual), o cualquier otro tipo de comunicación por los medios de contacto dados por el consumidor. Con la respuesta de éste, en la que se deje constancia de su autorización, las unidades podrán enviar información sobre los servicios que promociona la Universidad.

Recomendamos a las distintas unidades de la Universidad que realicen este pedido de autorización previa en horarios razonables (excluyendo los horarios comprendidos entre 8:00 p.m. y 7:00 a.m. del día siguiente, así como sábados, domingos o feriados) y, asimismo, que se evite la insistencia o la reiteración de comunicaciones de quienes ya expresaron su negativa, bajo responsabilidad.

Finalmente, es pertinente señalar que, si, antes de la entrada en vigencia del Decreto Legislativo N.° 1390-2018, las unidades de la Universidad ya contaban con el consentimiento o autorización previos del titular de los datos personales, no habría impedimento para poder realizar el envío de publicidad o información.

Requisitos generales para generar la Solicitud Informática de envío de comunicación masiva

Indicar el asunto, el texto del mensaje (o adjuntar un archivo de texto o HTML), la cuenta genérica de la unidad remitente, la relación de cuentas de destino depuradas, (sin emails que no hayan expresado su consentimiento) y la(s) fecha(s) de envío (cuya frecuencia no deberá exceder de uno por semana). En caso sea pertinente indicar la fecha de la actividad o evento a difundir por separado del texto del mensaje.

Asimismo, deberá revisar las "Normas para usuarios de Correo electrónico" publicadas en: http://dti.pucp.edu.pe/normasCorreo.htm

CONSIDERACIONES PARA ENVIO DE CORREO MASIVO PUBLICITARIO POR UNIDADES PUCP 

Con el fin de  cumplir con las disposiciones legales vigentes referidas a este tipo de comunicaciones masivas, toda unidad PUCP autorizada al envío de correos masivos publicitarios deberá generar una solicitud informática y tener en cuenta las siguientes consideraciones al momento de solicitar este servicio:

1. La unidad PUCP solicitante se responsabiliza del contenido del mensaje y de las respuestas que sean requeridas por los destinatarios del correo masivo publicitario a enviar.

2. Realizar el pedido de envío de correo masivo publicitario vía "Solicitud Informática", cumpliendo con:

a. Registrar la solicitud informática como mínimo con dos días laborales de anticipación a la fecha en la que desea que sea enviado el mensaje.

b. Indicar el “asunto” que tendrá el correo masivo publicitario. La palabra “[Publicidad PUCP]” deberá ser incluida al comienzo del texto del asunto. Así mismo, el asunto deberá coincidir con el contenido del mensaje.

c. Indicar una dirección electrónica genérica PUCP como remitente del correo masivo publicitario, la cual recibirá las respuestas de los destinatarios. Deberá asegurarse que esta dirección electrónica se encuentre operativa (*).

d. El mensaje deberá contener una firma que incluya los siguientes datos de la persona natural o jurídica que emite el mensaje: nombre o denominación social, dirección domiciliaria completa, teléfono, dirección de correo electrónico de la persona natural o jurídica que emite el mensaje y el nombre de una persona de contacto de su unidad. Por ejemplo:

Nombre de la Unidad
Pontificia Universidad Católica del Perú
Av. Universitaria 1801, San Miguel
Ubicación de la oficina
Teléfono: (Número(s) y/o anexo(s) de la Unidad)
Correo electrónico: (Correo electrónico de la Unidad)
Contacto: (Nombre del contacto)

e. El mensaje deberá contener un pie de página que indique expresamente la dirección electrónica a la cual podrá escribir el usuario receptor del mensaje en caso ya no desee recibir estas comunicaciones y pueda ser dado de baja de la lista de suscripción. Deberá asegurarse que esta dirección electrónica se encuentre operativa (*). Deberá tener en cuenta que de acuerdo a las disposiciones legales que regulan el uso de correo electrónico no solicitado el plazo para actualizar su lista de destinatarios es de dos (2) días hábiles contados a partir del primer día hábil siguiente a la fecha en la cual el receptor o usuario comunicó al remitente su decisión de no continuar recibiendo correo electrónico comercial no solicitado.

A continuación le indicamos el texto que es utilizado en estos casos:  

Si usted no desea recibir estos e-mails nuevamente, por favor envíe un correo solicitando ser dado de baja de la lista de suscripción. Mientras se le permita cancelar el envío, este e-mail no podrá ser considerado SPAM, según lo establecido por las disposiciones legales, las mismas que regulan el uso del correo electrónico comercial no solicitado (SPAM).

f. Adicionalmente, deberá tener en consideración que para no infringir con las disposiciones legales, si un usuario le solicita ser dado de baja deberá retirar el email de esta persona del listado de emails destinatarios que utiliza para estos envíos y asimismo si su correo masivo está programado para ser enviado en próximas fechas, deberá enviar una comunicación a la Dirección de Tecnologías de Información (a la persona responsable de la solicitud informática generada para la realización de este envío masivo) indicando que se retire el email del usuario del listado de destinatarios asignado para el envío de esta comunicación.

g. Adjuntar un archivo DEPURADO (ver punto 2.f) con la relación de direcciones electrónicas de los destinatarios del mensaje.

h. El formato del mensaje deberá ser texto o HTML. En ningún caso la DTI verifica ni modifica el contenido del mensaje (texto, imágenes, sintaxis, enlaces, formato, funcionamiento, entre otros).

i. Indicar la(s) fecha(s) de envío del correo masivo publicitario. La frecuencia de envío no deberá exceder de uno por semana.

j. Indicar la fecha de la actividad o evento a difundir –por separado del contenido del mensaje- en caso sea pertinente.
Tener en consideración que el tiempo en que se distribuye un mensaje masivo está directamente relacionado a la cantidad total de destinatarios del mensaje por lo que deberá realizar su pedido con la debida anticipación a la fecha de realización de su evento.
(*) Cuenta de correo operativa: Es una cuenta de correo existente y que tiene espacio de almacenamiento disponible para recibir nuevos mensajes de correo, lo cual permitirá asegurar que se reciban los pedidos de baja o de retiro de los usuarios que ya no desean recibir sus mensajes publicitarios.